Servicii de audit arhivistic

Fiecare persoană juridică și fizică autorizată, creator și deținător de documente, are obligația de a grupa documentele create în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite in nomenclatorul documentelor de arhivă, după care documentele se depun în depozitul arhivei. Aceasta activitate trebuie să fie foarte ordonată și punctuală.
Din lipsa de personal calificat, specializat in acest domeniu, foarte multe firme și instituții publice neglijează aceasta activitate.
În vederea prevenirii unor situații neplacute (amenzi de la autoritățile statului, dispariția unor documente importante, etc.), am venit în întâmpinarea acestor neajunsuri prin aceasta gama de servicii oferind colaborarea noastră.


    Auditul arhivistic presupune evaluarea completă a situaţiei fondului arhivistic:
  1. Măsurarea cu exactitate a volumului de documente, în conformitate cu unitățile de măsura acceptatede Arhivele Naționale ale României (metrul liniar și unitatea arhivistica).
  2. Verificarea condițiilor de păstrare și depozitare a documentelor în depozitul de arhivă.
  3. Verificarea existenței instrumentelor de evidență (inventare arhivistice, registrul de evidență curentă a intrarilor/ieșirilor unităților arhivistice, registrul de depozit).
    4. Întocmirea unui plan de măsuri în vederea remedierii problemelor constatate, care face referire la urmatoarele:
    • Condițiile de păstrare, depozitare și conservare a fondului arhivistic;
    • Întocmirea, modificarea sau completarea instrumentelor de evidență;
    • Fondarea, inventarierea și selecționarea documentelor creatorului;
    • Întocmirea documentației cu privire la activitatea desfășurată de persoana desemnată de către conducerea unitații să răspundă cu activitatea compartimentului de arhivă.
  5. În eventualitatea în care unitatea dorește să externalizeze serviciul de prelucrare și depozitare a arhivei, întocmim caietul de sarcini al licitației.
  6. Reprezentarea, pe bază de numire (împuternicire), a organizației în fața organelor de control ale instituțiilor abilitate.